"CFO Magazyn Finansistów", maj 2007

Wartość aktywów niematerialnych ocenia się obecnie na 85-90% wartości rynkowej firm. Ta szeroko rozumiana grupa majątku to relacje z klientami, nowatorskie produkty i usługi, wysokiej jakości, szybko reagujące procesy operacyjne, możliwości, umiejętności i motywacja pracowników, ale przede wszystkim techniki informacyjne i bazy danych.

Nowoczesna gospodarka bazuje na informacji. Kilkanaście lat temu ekonomiści zgodnie twierdzili, że rozpoczyna się epoka informacji. W sytuacji, kiedy walka rynkowa jest nie tylko walką o rozwój, ale walką o byt, informacja jest podstawowym zasobem, który pozwala na poszerzanie wiedzy o otaczającym nas świecie. Dziś nikt nie ma wątpliwości, jakie jest jej znaczenie w obecnej gospodarce. Co więcej, coraz częściej podkreśla się fakt, że jest to już nie tylko epoka informacji, ale epoka wiedzy i komunikacji.

W ostatniej dekadzie rozwój technologii informatycznej osiągnął swoje apogeum. Kevin Kelly (piszący dla magazynu Wired) tak komentuje to zjawisko: "Wielką ironią naszych czasów jest to, że skończyła się era komputerów. Wszystko, co mogło się stać dzięki wolno stojącym komputerom, już się stało. Komputery przyspieszyły nieco tempo naszego życia. I o to chodziło. W przeciwieństwie do tego, teraz wszystkie pojawiające się nowe technologie dotyczą komunikacji między komputerami - to znaczy połączeń, a nie obliczeń." Potwierdzeniem tej opinii są badania prowadzone przez The Economist Intelligence Unit i Andersen Consulting, które dowodzą, że w 2010 roku podstawową umiejętnością niezbędną dla skutecznego działania będzie umiejętność komunikowania.

Znaczne skrócenie cyklu życia produktów wymusza przygotowanie organizacji na ciągłe zmiany. Wysoka jakość zarządzania zależy od stopnia sprawności komunikacji tych zmian między poszczególnymi elementami organizacji a otoczeniem oraz całością organizacji a otoczeniem. Prawidłowa komunikacja ułatwia sterowanie działalnością przedsiębiorstwa, tak aby pomimo istniejących zagrożeń, mogło ono osiągnąć zamierzone cele.
Umiejętności komunikacyjne są coraz częściej wysuwane na pierwszy plan w ocenie jakości zarządzania finansami przedsiębiorstwa. To właśnie dyrektorzy finansowi komunikują informację finansową pracownikom, właścicielom firmy i mediom, a także budują reputację przedsiębiorstwa na rynku kapitałowym. Używane przez finansistów parametry finansowe są efektem zbioru przeróżnych informacji pochodzących z różnych źródeł. Do niedawna największą bolączką dyrektorów finansowych była jakość systemów finansowo-księgowych, gromadzących historyczne dane finansowe. Dziś coraz większego znaczenia nabierają wszelkie parametry ilościowe, wyznaczające trendy na przyszłość, stanowiące założenia do planów strategicznych, do budżetów i raportowania odchyleń. W poszukiwaniu przyszłych możliwości mierzone są procesy w wielu przekrojach, układach, łącząc ilości, czas, asortyment, grupy klientów, kanały sprzedaży itd..
Finansiści coraz częściej zadają pytania decydentom z różnych obszarów przedsiębiorstwa. Rosną tym samym potrzeby informacyjne menadżerów, którzy nie byli dotychczas wyposażeni w aplikacje ewidencjonujące ich zadania. Rosną wydatki inwestycyjne na systemy informatyczne, a dostawcy prześcigają się w coraz to nowszych możliwościach aplikacji.

Nasz kraj jest otwarty na wszelkie nowości technologii informacyjnej z wszystkich krajów wysoko rozwiniętych, chociaż historia polskiego systemu gospodarki rynkowej jest znacznie krótsza. Oczekiwania wobec polskich finansistów są analogiczne do tych z krajów Europy Zachodniej czy Stanów Zjednoczonych. Bardzo ważnym odbiorcą informacji finansowej są przecież inwestorzy, często zagraniczni. W efekcie globalizacji reakcja inwestorów może mieć wpływ na sytuację finansową rynków kapitałowych na całym świecie.

Na zderzeniu obu zjawisk (najnowsze technologie IT a stosunkowo niewielkie doświadczenia rynkowe) można zaobserwować również dwa zupełnie różne trendy w technologiach informacyjnych przedsiębiorstw. Z jednej strony mamy do czynienia z firmami, które wciąż borykają się z trudnościami w informatyzacji głównych procesów (są to głównie przedsiębiorstwa państwowe lub jednostki publiczne). Po drugiej stronie mamy przedsiębiorstwa wykorzystujące wszelkie dostępne najnowsze rozwiązania informatyczne. Branża telekomunikacyjna, ubezpieczenia i bankowość to sektory tej drugiej skrajności.

Dwie skrajności – to wbrew pozorom nie brzmi zbyt optymistycznie. Nawet, a może szczególnie, w przypadku drugiej grupy firm. Przedsiębiorstwo powinno dążyć do optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów. Tymczasem często spotykamy się z sytuacją, kiedy firma posiada dziesiątki, a nawet setki różnych systemów informatycznych. Poza „zintegrowanymi systemami” istnieje mnóstwo innych „gotowych do integracji”.

Duże systemy, zachwalane przez dostawców podczas sprzedaży, są wykorzystywane w 20-30% swoich możliwości. Bazy danych są zastępowane nowoczesnymi hurtowniami, które mają zapobiegać wszelkim dotychczasowym problemom, ale w rzeczywistości pojawiają się inne problemy. Decydenci zatwierdzają coraz to nowe plany inwestycyjne dotyczące kolejnych rozwiązań informatycznych, z których każde następne ma już w całości zniwelować dotychczasowe problemy. Wraz ze zmianą zarządu zmieniają się decydenci, a ci nowi kupują jeszcze inne rozwiązania.

Efekt jest taki, że Pani Zosia z kadr i tak wciąż prowadzi własną ewidencję urlopów ołówkiem na arkuszach papieru (na wszelki wypadek, gdyby po migracji danych z systemu kadrowo-płacowego coś gdzieś zniknęło lub gdyby któryś z systemów zadziałał nieprawidłowo). Ewentualnie zatrudnia parę osób, które w tym czasie wykonają jej pracę.
Pan Józek, dziś zarządzający hurtownią danych, a poprzedni szef baz danych, na wszelki wypadek wciąż ładuje dane do swoich baz, w nadziei że doszuka się tam źródła dla informacji z nowej hurtowni (w razie gdyby ktoś zapytał o coś, co nie do końca zostało zdefiniowane). Co prawda trochę się rozrósł zespół informatyków, ale lepiej w razie czego panować nad sytuacją.

Pani Jola prowadzi rachunek kosztów działań w niewielkiej aplikacji obok dużego systemu, który właściwie to ma moduł do ABC (miał przecież zintegrować zarówno wszelką ewidencję księgową, jak i wszelką informację zarządczą). Pani Jola ma jednak ograniczony budżet na koszty szkoleń i konsultacji z firmą wdrażającą duży system finansowy, a konsultacje z dostawcą mniejszych rozwiązań są znacznie tańsze od wielkiego renomowanego koncernu. Co prawda Pani Jola być może nie musiałaby mieć całego zespołu rozliczającego koszty na działania, gdyby funkcjonował moduł ABC dużego systemu. Jednak w swoim budżecie Pani Jola nie musi się spowiadać z kosztów osobowych własnego zespołu, a koszty usług doradczych są pod lupą dyrektora finansowego.

Wszelkie raporty, które służą do podejmowania decyzji o opłacalności, pewnie mogłyby się generować same, bo przecież wszystko jest zinformatyzowane. Na wszelki wypadek lepiej jednak za każdym razem sprawdzić dane z zestawienia, bo może z końcem miesiąca system X był zamknięty przed zamknięciem systemu Y i może się coś „wysypało”. A poza tym Pan Wacław, który przygotowuje raport, dostaje część danych od zespołu Pani Kasi, bo tylko Pani Kasia ma dostęp do tych danych. Na zgodę na dostęp dla Pana Wacława trzeba będzie poczekać jeszcze kwartał, bo właśnie zmienił się zarząd. Pani Kasia będzie miała te dane, ale dopiero po zamknięciu systemu Z, ale ten w poprzednim miesiącu nie zamknął się o czasie, bo był problem z hurtownią danych…

Imiona i zdarzenia można by mnożyć i byłoby ich tym więcej, im większa i bogatsza firma, korzystająca z nowych rozwiązań informatycznych. Spojrzenie może nieco przejaskrawione, ale niestety często spotykane. Problemy do niedawna dotyczące możliwości informatyzacji procesów zmieniły się w dylematy związane z zarządzaniem danymi. Obecnie eksperci poszukują coraz to nowych metod opisywania danych, definiowania ich źródeł, panowania nad wszystkimi informacjami. Niektóre firmy w porę dostrzegają problemy, rzetelnie integrują wszelkie możliwe aplikacje, czyszczą zbędne źródła, tak aby nie duplikować ewidencji.

Ostatnio pojawiła się nowa propozycja na rynku rozwiązań informatycznych, która być może wesprze również polskie firmy w porządkowaniu wszelkich danych. SOA (Service-Oriented Approach) jest architekturą, która ma za zadanie usprawnić funkcjonowanie technologii IT, pełniej odzwierciedlać zdarzenia biznesowe i szybko reagować na zmieniające się potrzeby. W SOA są budowane usługi, które wykorzystują posiadaną obecnie infrastrukturę informatyczną. Dzięki temu SOA nie wymaga kolejnych olbrzymich wydatków inwestycyjnych, a raczej innego spojrzenia na informatyzację, na zarządzanie definicjami poszczególnych danych, ich źródłami. Integracja posiadanych systemów jest pierwszym krokiem w przygotowaniu tej architektury. Mądrze przemyślane projekty wdrożenia SOA mogą stać się krokiem milowym w jakości i szybkości pracy nowoczesnych finansistów, a tym samym mogą znacząco podnosić wartość przedsiębiorstw. I jest to więc kolejny dowód na to, że organizacje inteligentne, bazujące na wiedzy, zwiększają swoją zdolność do kreowania własnej przyszłości dzięki ludziom, którzy je tworzą.